職場の生産性が上がる方法は会議をまず見直すことである。

仕事の会議って意味がないと思いませんか。

本当であれば会議はない方が生産性高まります。

しかし、環境が悪い職場ほど会議をしないといけない職場が多いと思います。

そんな会社ほど報告会の会議が多いです。

病院であれば感染委員会、安全委員会、業務改善委員会などたくさんありますが、すべて報告の会議になっています。30分から1時間程度時間をとっており、各部署から1人排出されます。（私の職場はです）生産性を高めないと、時間の無駄になってしまいす。

報告であれば、書類をみればわかります。

大事なのは、何のために、議論がずれないように会議を行うことです。

それができないために、生産性が落ちて、効率が悪くなり、不利益になってしまうのです。

職場の生産性を上げる方法は会議を見直さないといけません。

会議の生産性をあげるためには、まず会議を見直す

無駄な会議をしている職場は、大抵管理職が機能しておらず、報告会の会議ばかりです。

これでは効率が悪いし、生産性を生みません。時間がもったいなさすぎです。

報告事項ももちろん必要ですが、レジュメをみればわかることだと思います。

会議で話すことではないです。　　よって生産性をあげるためには報告会の会議はいらないのです。

会議でダラダラ話したり、意見を言わない人がいたり、意見をひっくり返す人がいたり

こんな会議は絶対いけません。時間の無駄で、自己成長も職場の利益も得られません。

会議の生産性をあげるためにはまず会議を見直しましょう。

一旦整理をしてみましょうか。

会議は３つのタイプにわけられます。

①情報伝達型

②関係部署調整型

③問題解決・意思決定型

組織運営上の重要な問題解決や意思決定を行う。

①、②は報告が中心とした会議かと思います。だとしても報告はなるべくなくし、効率よくする方法をすることが必要かと。

本来の会議は③です。報告はレジュメで事前に確認し、会議では問題解決のために議論するのみにしましょう。

この記事の会議の方法を実践してもらえれば、生産性を生む会議になります。

たとえ大企業を経験して、教育されていなくても大丈夫です。

大事なのは本質をとらえたやり方を実行すればいいのです。

でもどうしたら、職場がうまくいくかを考えてきました。

職場が環境最悪なところは、新しいことを取り入れることに慣れていません。特に古株が多い職場は、保守的で若手の言うことや、新しいことをしようとすること嫌います。

大事なことは提案しても無駄と最初から決めつけないことです。

職場が良くならないことは自分の成長に繋がらないと考え、やるだけやってから転職しよう考えようという思考で挑戦してみることが大事です。

何度も何度も提案をつぶされても這い上がりましょう。転職するのはそれからでも遅くはないです。

トライアンドエラーで修正を重ねて、試行錯誤の結果、あなたの職場に合う方法が生まれてくるはずです。

会議の生産性を高めるには準備が超重要

会議の生産性は準備が超重要であり、ここをうまくしないと、時間がいくらあっても会議はうまくまとまりません。

そうすればファシリテーターがうまくいきます。

ファシリテーターとは司会進行役のことです。

会議準備をしっかり行うことで、会議の司会進行がしっかりできます。

会議のたたき台を作る

会議の資料を作り上げます。内容はシンプルイズベストです。

たたき台がないと意見が錯乱します。

フィードバックをうける

議論をしないということですね。　議論は本当は大事だと思っています。しかし、どんだけ良い資料を作っておいても会議中にひっくり返す人がいます。、キーマンとなる人からフィードバックをもらっておいて、裏で操っておくことも大切です。

練習する

私は人前で話すことがもともと苦手だったので、練習をしました。今では人前でだいぶ話せるようになってきました。1人で練習したり、誰かに聞いてもらいましょう。

この３つをしておくと、会議の進行の到着地点をほぼ迷うことはなくなり、会議が短縮され、生産性は上がります。

生産性をあげるために会議を見直した結果

僕の職場の会議で取り組んだ結果、どうだったかを例にして話しますね。

僕の場合は、病院で理学療法士しています。

リハビリスタッフは7人います。

会議は、報告だけだったり、テーマはその日に言われ、実際会議ではまとまらなず、みんな好き勝手に言ったり、何も言わない人がいたり。時間は1時間。時間の無駄すぎでした。

問題点は準備不足

司会進行がいない

結果、話しがまとまらない。

その問題を解決するためにテンプレートを作りました。

このテンプレートで回しています。　これがすべてではないと思いますので、参考までにお願いします。

具体的に会議のテーマでみていきますね。

という風に具体的に決まってきます。

ここでは、中途カンファレスがリハビリ室が必要だと感じているが、他の看護師などのスタッフが

業務増大により理解が難しく、それをどう解決していくかという内容でした。

たたき台があると、会議のテーマがぶれずに、他の皆もわかりやすいと思います。

そして、シンプルイズベストが１番伝わります。

このように、会議を見直した結果、会議がわかりやすくなりました。

解決すべきことが明確になることで会議の質が向上します。また会議が時間短縮することで、取り掛かる方に時間を使えるので、職場の生産性があがります。

まとめ

会議がまずしっかり運営されているかを確認した方が良いと思います。

うまくいってなかったら、提案することから始めましょう。

その提案も会議のテーマとなります。

その時は、事前準備をしっかり行いましょう。

たたき台を作り、フィードバックをうけ、練習しましょう。

トライアンドエラーで修正していくことが重要です。

まず行動をしていきましょうね。